弁護のすすめ

プレゼントを購入する際に

誕生日や記念日など大切な方へ贈り物を与える機会がたくさんあると思います。プレゼントを購入する際に必要なのは相手を考えながら、喜んでくれそうなものを購入することをお勧めします。自分の好みを強制することなく相手の考えを相手の好みなどの調査をしておくと喜ばれること間違いなしだと思います。
源はコスチュームプレイの略だが、いつの間にかアニメや漫画のキャラクターの扮装をするという意味がより強くなりました。お店などで売っている商品や、服のコスプレをする人が多いが、中には自分で一から作り上げるような強者もいます。主に日本では取り上げられることが多かったのコスプレですが、最近では、海外のゲームやアニメのイベントも目立っているようです。
　企業が業務コミュニケーションを活性化する目的は、働く従業員の生産性向上やパートナー企業との間のビジネスプロセス改善である。働き方や働く環境が多様化するにつれて、コラボレーションといったチームコミュニケーションが求められるようになる。そのコラボレーション環境を実現するのが、ユニファイドコミュニケーション（以下、UC）製品である。

　コラボレーションを実現するUC製品を選ぶ際は現状、ユーザーは初期導入コストに加えて機能の豊富さを重要視する傾向が強い。そのため本来の導入目的ではない観点で製品選択が行われ、導入後その目的が達成できずうまく利活用されないという現象が起きている。そこで本稿では、企業がコラボレーション環境の基盤となるUC製品の導入で失敗しないためのポイントを述べたい。今回は、Web会議システムの導入またはシステムのリプレースを検討している情報システム担当者に向けて、製品の選び方について解説する。

　Web会議システムは、企業の業務コスト削減ニーズを背景に、導入済みのPCと企業内IPネットワークやインターネット環境を利用した円滑な会議ツールとして普及が進んでいる。その一方で例えば、資料共有を目的に音声やビデオ連携を行うことを想定していたが、既存システムとの相互接続性がないためあまり活用されていないケースが見受けられる。Web会議製品は会議資料共有や音声共有を行うことが主目的だが、それ以外の機能や使いやすさも製品を導入する際には重要となるのだ。

●まずSaaS型かSI型かを見極める

　Web会議製品を導入する際、サービス提供型（以下、SaaS型）にするのか、従来通りパッケージ製品（以下、SI型）を購入するのか、担当者が選択の判断を迷うことがある。特に、当初から全社的なWeb会議システムの導入を行うのではなく、小規模展開から始め、部署や部門、拠点同士の利用度合いに応じてユーザー数を増やしていくことを検討している場合に、このような悩みを持つことが多い。

　SI型製品は、少人数での利用の場合、初期導入コストが割高になる恐れがある。SaaS型は少人数で始められ、製品の使い勝手が思わしくなくても他製品に乗り換えやすいのがメリットだが、その一方でユーザーが増加していくとランニングコストがかさんでくる懸念もある。

　このような悩みに応えて、Web会議製品の中にはSaaS型とSI型の両方製品を提供しているものもある（V-CUBEミーティング、MeetingPlaza、LiveOnなど）。ユーザー数が増大したタイミングで、同じシステムを自社に構築することも可能になる。

●最重要項目は価格体系

　前述のように、SaaS型、SI型のどちらを選択するにしても、重要となるのは価格体系だ。各社とも料金体系が異なるため、システムの導入時のコスト試算とユーザー増加後のコストは、明らかに変わってくる。

　導入システムの適用範囲を明確しておかないと、コスト削減ためのコミュニケーションツールの利用コストが逆にデメリットとなってユーザーを拡大することが難しくなり、効率性が損なわれる可能性がある。十分なコスト試算やユーザーのシステム運用方法の検討を行い、いかに運用コスト抑えるかが、SaaS型、SI型を選ぶ1つの基準である。

●ネットワークトラフィックの対策も必須に

　SaaS型Web会議は、少人数で始められる、SI型に比べて初期導入コストが安いというSaaSの長所が評価されて導入展開するケースが多い。そして利用が進むにつれてユーザー数が拡大していくのが一般的だ。ただしSaaS型の場合、システムを利用するユーザー数が増加すると同時に、インターネットから社内へのトラフィック流量も増大する。結果として、既存のインターネット環境では、ネットワークの帯域が不足しかねず、回線の増強を検討しなければならない。加えて、ネットワークの増強はインフラコスト増大につながる。こうしたトラフィックの問題により、インフラ増強を行うか、システムの同時ユーザー数を制限するのかといった判断を迫られることになる。トラフィックにかかわる問題は、導入後に気付くユーザーも少なくない。

　そういった状況に陥らないためにも、ネットワークトラフィック増大の対策がある製品なのか、あるいは同じ製品をSI型対応として企業内のインフラへ移行することができるのかが、SaaS型を選ぶ上でのチェックポイントとなる。

　例えばSaaS型であるCisco WebExでは、Web会議のネットワークトラフィックの増大を解決する製品として、ルータCisco ASRシリーズ向けにネットワークモジュール（WebEx Node）を提供している。社内から同じWeb会議に参加する複数のユーザーに対してトラフィック／セッション（Web、VoIP、ビデオ）の帯域消費を削減することが可能になる。

●やはり気になるセキュリティ

　Web会議は重要な会議データを扱うシステムだけに、情報セキュリティ対策も大きな選択ポイントとなる。SI型あるいはSaaS型どちらを選ぶにしても、製品で実装するセキュリティ方式が異なっている。従って製品選択時は、社内のセキュリティ基準を満たすものを検討したり、あるいはセキュリティ基準の見直しを行うことなども必要となる。

　特にSaaS型Web会議で重要視されるのが、サービス側のサーバ上に「会議で共有する資料データが残るかどうか」である。企業の重要な会議資料を扱うことになるため、システム上の情報漏えいリスクは考慮しておきたい。

●機能以外のチェックポイントは？

　Web会議の製品選定では、前述したポイントも重要だが、それだけで決まるわけではない。実例として、複数の製品を検討したユーザーが最終的な選定基準としたものを以下に挙げる。

・共有アプリケーション

　Web会議システムを利用する際、PDFやMicrosoft Word、Excel、PowerPointといったファイル形式の文書データを資料共有するだけであれば、どの製品でも差異はほとんどない。しかし、特定の業務アプリケーションを利用する際には注意が必要だ。例えば、製造業の開発部門が離れた拠点間で業務アプリケーション（CADなど）の共有を行う場合である。使用する業務アプリケーションによってはWeb会議システム側で動作の最適化が可能だが、共有できなかったり、思うほどのパフォーマンスが出ないために、利用を諦めてしまうことがある。

　導入前にWeb会議で利用するアプリケーションの洗い出しと業務アプリケーションの動作テストを実施しておくことをお勧めしたい。

・言語

　昨今、企業の海外進出が活発になるにつれて、海外拠点とのWeb会議利用も増えつつある。そのような環境下の企業では、国内外で利用しやすいWeb会議製品が求められる。このため、ユーザーインタフェースの多言語対応を事前に確認するケースが増えている。ユーザーは会議をすることが目的であり、英語またはその他の共通言語、ローカル言語にてシステムを利用できることがユーザーの利便性を向上させる。システムに慣れない会議ユーザーが操作する上でのハードルを低くするためでもある。

　海外とのWeb会議が将来的に発生する可能性があるなら、検討しているWeb会議製品が日本語、英語など複数の言語に対応しているかどうかも確認したい。なお、V-CUBEミーティング、IC3は、3カ国語（日本語、英語、中国語）に対応、Cisco WebExは10言語（日本語、英語、中国語、韓国語、スペイン語、ドイツ語など）をサポートしている他、ローカル言語による24時間365日のヘルプデスクサポートも行っている。今後、モバイルデバイス（スマートフォンやタブレット端末）でのWeb会議システムの利用が進むことを見越して、モバイル向け会議アプリケーションの複数言語対応も検討項目に含めるといいだろう。

●コラボレーションでは外せないモバイル対応

　昨今、スマートフォンのみならず、タブレット端末の導入を積極的に進めている企業が増えている。そうした中で、Web会議製品のスマートデバイスへの対応は、特に外出の多いビジネスマンやテレワークを推進したい企業にとっては重要であろう。

　スマートフォンは、iPhone、BlackBerryだけでなく、Android端末への対応がカギとなる。タブレットについてはiPad対応が先行している状況だが、Android端末のサポートを充実させていく計画のあるWeb会議ベンダーも多い。また、タブレット端末の特徴である大画面を生かして、高画質なビデオ機能の強化を進める製品もある。モバイルユーザーやテレワーカーの有効なコミュニケーションツールとなるスマートフォン、タブレットへのマルチデバイス対応は、今後の必要事項となることは間違いないだろう。

　一方、オフィス内で“どこでも会議”を実現するようなWeb会議製品として、持ち運べる一体型端末を投入しているベンダーもある。例えばブイキューブでは、V-CUBEミーティングをタッチパネル型PCにプリインストールし、「V-CUBEセンター」として2010年12月より販売している。専用端末のため、電源を入れるだけですぐにWeb会議を始められるのが一番のメリットだろう。日本での会議形態から考えると、会議室に集まって同じ画面を共有する機会が多いWeb会議端末として活用可能だ。またPCを使わずに、企業内のフリースペースに専用端末を持ち込んでプロジェクトミーティングなどが行える。このような専用端末は、Web会議システムの新しい利用シーンを創出するものとして期待される。

　以上、Web会議導入で失敗しないための製品選択ポイントを幾つか解説した。企業におけるWeb会議の位置付けや利用シーンによって選択ポイントも変わってくるが、これまでの内容を参考に、Web会議導入の成功事例につなげていただきたい。

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